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    合同简介(About Contract)
    合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始,直至合同失效为止。不仅要重视签订前的管 
    合同管理合同管理  理,更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化,特别要掌握对自己不利的变化,及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。
    在项目管理中,合同管理是一个较新的事务管理(Contract Administration);从八十年代中期以后,人们开始更多地从项目管理的角度研究合同管理问题。近十几年来,合同管理已成为工程项目管理的一个重要的分支领域和研究的热点。它将项目管理的理论研究和实际应用推向新阶段。
     
    合同起草(Contract Creation)
    公司大了,管理供应商的人多,一定要有标准的合同文本。但供应商那么多,情况各异,所以标准文本不能定得太死,要有个浮动范围。可由专人收集以前合同谈判中的例外,以及主要负责人、律师的意见,规定哪些条款变动可以接受,哪些可以谈判,哪些则绝对不能变动。在标准文本的基础上,供应商管理经理可加入与特定供应商有关的内容,这样就产生合同的初版。要注意的是,做为采购方,应尽量用本公司的合同文本。有些供应商会推荐自己的“标准文本”。用本公司的文本,起点就高,就顺着自己公司的思路。
     
    合同谈判(Contract Negotiation)
    合同谈判其实是两部分:对内征得内部意见一致,对外说服供应商。这两部分交替进行,很容易旷日持久。几个做法可帮助合同谈判顺利进行:(1)单页战略总结(Single Page Strategy)来帮助内部人员达成共识。合同很大,但真正要想达到的目标就那么几个。绝大多数内部人员所关心的也就是那几个目标。这些人很忙,不会有时间去读整个合同。所以可把合同的关键点总结在一页纸上,同时附上供应商的基本信息(例如规模、采购额、采购产品、与本公司的产品的关系、现有合同状况、当前最大的问题等),有助于尽快达成内部共识。这个总结主要用于通过合同初稿。(2)谈判总结(Negotiation Summary)。谈判过程往返很多,变化频频。可维持一个文件,分栏、逐点说明我方立场、供应商立场、双方是否达成共识等,并标明时间。这份文件有助于和上级主管层的沟通。因为他们需要知道更详细的内容,以供拍板决策;也可约束供应商,防止他们对已达成共识的内容反悔。(3)升级渠道(Escalation Channel/ Process)。这是为防止内部决策者不及时做出决策或提出反馈意见。有些合同可能牵扯到产品设计、销售、客户服务、供应管理、律师等多个部门。每一个部门的头都得点头。而这些人都是忙人,不一定会及时审阅。升级渠道可详细规定各级主管在多少时间内应作出决策,不然的话应升级到上一级。这样,期望明确,内部客户就会更配合。
     
    合同执行(Contract Compliance and Execution)
    签了合同,并不意味着合同就自动生效、执行。原因往往并不是供应商拒绝执行,而是采购方忽略有些条款。例如Volume Rebate,一般是根据对供应商的每年采购额来提成,有时候采购量超过下限但采购方没有去收。年复一年的降价也是如此。有时候到了降价时间但采购方的订单上还是老价钱。这主要原因是采购方缺乏自动的合同管理系统,所以错过一些大的合同里程碑。再就是双方的理解不一样。例如年复一年的降价定在3月1日生效,供应商的理解是从3月1日起新收到的订单用新价,采购方的理解是3月1日以后收到的产品都用新价。如果一个产品的供货周期是6星期的话,这争议就是一个半月的采购量。这些都得在合同中具体说明。对内部来说,确保内部客户使用合同供应商也是合同执行的重要一环。情况往往是,你签订了合同,工程设计部门却在用没签订合同的供应商,办公室耗材部仍在随便从别的供应商采购。缺乏自动的合同管理系统是一个原因,因为内部客户不一定知道哪些供应商是合同供应商。合同供应商的绩效表现是另一个原因:表现不理想,内部客户不愿意用。这些都得供应管理部门去解决。
     
    常见问题
    1. 合同内容不够严谨
     
    合同内容不够严谨主要表现为以下几个方面:
     
    (1)合同文字不严谨。不严谨就是不准确,容易发生岐义和误解,导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同,应当体现双方的真实意思。而这种体现只有靠准确明晰的合同文字。可以说,合同讲究咬文嚼字。
     
    (2)只有从合同而没主合同。主合同是指能够独立存在的合同。从合同是指以主合同的存在为前提才能成立的合同。没有主合同的从合同是没有根据的合同,是“无源之水”,而“无源之水” 是不存在的。
     
    (3)合同条款不全面、不完整,有缺陷、有漏洞。常见漏掉的往往是违约责任。有些合同只讲好话,不讲丑话,只讲正面的,不讲反面的,一旦发生违约,在合同中看不到违约如何处理的条款。
     
    2. 合同签订后没有进行合同交底
     
    很多单位在签订合同时,公司总部一级都很重视,但一旦合同签订后,对合同分析和合同交底往往不够重视,甚至忽视了这项工作,合同签订与合同执行脱节,致使合同往往被锁在文件柜或项目负责人的抽屉内,其它人员只知其相关工作职责,而对合同总体情况知之甚少,甚至完全不了解合同的具体内容,给日后的合同纠纷埋下了隐患。
     
    3. 合同执行过程中忽视变更管理
     
    应变更合同的没有变更。在履约过程中合同变更是正常的事情,问题在于不少负责履约的管理人员缺乏这种及时变更的意识,结果导致了损失。合同变更包括合同内容变更和合同主体变更两种情形。合同变更的目的是通过对原合同的修改,保障合同更好履行和一定目的的实现。

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